1. Opstellen van de KPI-boom: Begin met het definiëren van een KPI-boom, waarin de belangrijkste doelstellingen van de organisatie worden opgesplitst in specifieke, meetbare KPI’s. Dit zorgt voor een duidelijke hiërarchie van doelen en subdoelen, waardoor elke afdeling en elk team weet welke KPI’s ze moeten behalen om bij te dragen aan de overkoepelende organisatiedoelstellingen.
2. Opstellen van de RACI (wie is waarvoor verantwoordelijk): Vervolgens stel je een RACI-matrix op om duidelijkheid te scheppen over wie verantwoordelijk, aansprakelijk, geconsulteerd en geïnformeerd is voor elke KPI. Dit helpt om verantwoordelijkheid te verduidelijken en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.
3. Het referentiekader opstellen: Definieer een referentiekader dat de normen en benchmarks bevat die gebruikt zullen worden om de prestaties te meten. Dit kan bestaan uit historische data, industriestandaarden of specifieke doelstellingen die zijn vastgesteld tijdens de strategische planning. Het referentiekader biedt een basis voor het evalueren van de voortgang en het identificeren van verbeterpunten.
4. Teamafspraken maken: Maak duidelijke afspraken binnen het team over hoe de KPI’s zullen worden gevolgd en gerapporteerd. Dit omvat het bepalen van de frequentie van rapportage, de formats die zullen worden gebruikt en de specifieke gegevens die nodig zijn. Teamafspraken helpen om consistentie te waarborgen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde manier rapporteert.
5. Eventueel trainen van een meeting facilitator: Overweeg om een facilitator aan te stellen en te trainen die de KPI-overleggen leidt. Deze persoon kan ervoor zorgen dat de vergaderingen efficiënt verlopen, dat alle relevante onderwerpen worden besproken en dat de deelnemers gefocust blijven op de belangrijkste KPI’s. Een goed getrainde facilitator kan ook helpen bij het oplossen van conflicten en het stimuleren van constructieve discussies.
6. Periodiek inplannen en blijven opvolgen: Plan de KPI-overleggen periodiek in, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, en zorg ervoor dat deze afspraken consistent worden nageleefd. Door regelmatig bijeen te komen, kan het team de voortgang van de KPI’s monitoren, eventuele problemen tijdig identificeren en actieplannen ontwikkelen om de prestaties te verbeteren. Continu opvolgen is essentieel om ervoor te zorgen dat de gestelde doelen daadwerkelijk worden bereikt en dat de organisatie flexibel kan inspelen op veranderingen.
Door deze stappen te volgen, kan een organisatie effectief de overgang maken van goed gedefinieerde doelen naar periodieke opvolging en daarmee de prestaties continu verbeteren.
